KefaNetEmail è il servizio di posta elettronica fornito da Kefaonline di Techworld S.r.l.
La suite in cloud completa e professionale per gestire, lavorare e collaborare al meglio con le tue email
Il servizio prevede l’assegnazione di indirizzi di posta elettronica con capienza fino a 25Gb e possibilità di upgrade fino a 100Gb, associati al dominio kefa.it ( alias@kefa.it) o associati al dominio di terzo livello richiesto dal cliente ( alias@dominiocliente.it )
Le Mailbox fornite da kefa sono affidabili, grazie al servizio in cloud ed al backup giornaliero, hanno funzioni avanzate di sincronia e condivisione tramite i più comuni client di posta elettronica oltre ad un eccellente e funzionale piattaforma Webmail.
Piani
I piani definiscono le caratteristiche e le funzionalità disponibili per un dominio e per tutti i suoi email account. Potrai usufruire di tante funzionalità, disponibili a seconda del piano scelto per il dominio.
- Basic - Il piano Basic è stato pensato per chi vuole un servizio di qualità al giusto prezzo. Consente l’accesso a tutte le funzionalità base di gestione dei servizi di KefaNet Email, alle policy di sicurezza essenziali e ai moduli Mail e Rubrica della Webmail, oltre che alla gestione di Archivio e l’accesso a Mail Time Machine.
- Professional - Il piano Professional è rivolto alle aziende che hanno bisogno di coordinarsi e comunicare con tutti i propri collaboratori in modo semplice e intuitivo. Consente l’accesso alle funzionalità avanzate di gestione dei servizi di KefaNet Email, alle policy di sicurezza avanzate e ai moduli Mail, Rubrica e Calendario della Webmail, oltre che alla gestione di Archivio e l’accesso a Mail Time Machine.
- Enterprise - Il piano Enterprise è stato pensato per le organizzazioni che necessitano di strumenti di comunicazione avanzata per i proprio collaboratori e di una sicurezza elevata per l’utilizzo dei servizi. Consente l’accesso alle funzionalità avanzate di gestione dei servizi di KefaNet Email, a tutte le policy di sicurezza disponibili e ai moduli Mail, Rubrica, Calendario, Chat (presto disponibile) e Meeting (presto disponibile) della Webmail, oltre che alla gestione di Archivio e l’accesso a Mail Time Machine.
Web Label
La personalizzazione Web Label permette di far accedere gli utenti alla Webmail ed al Pannello di controllo utilizzando un dominio personalizzato, ad esempio con il nome della propria azienda.
Con la personalizzazione Webmail SSL potrai avere:
URL personalizzato per l’accesso alla Webmail con certificato SSL
URL personalizzato per l’accesso al Pannello di controllo con certificato SSL
La personalizzazione Web Label è compatibile con la personalizzazione con logo ( solo piani Professional ed Enterprice), perciò se inserirai un logo per il tuo dominio, per quel dominio non comparirà il logo KefaNet Email, ma solo il logo inserito.
Il Web Label è un’opzione e non è inclusa nel canone del servizio.
Spazio Disponibile
Tutte gli account email dispongono di uno spazio pari a 8GB o 25 GB. Lo spazio disponibile (detto anche quota) è relativo al singolo account email e non è condivisibile o frazionabile con gli altri account email.
Esempio: un dominio con 10 account email da 8GB avrà 80 GB di spazio in totale a disposizione, ma non potrà avere una sola casella da 80GB.
Nel caso in cui necessiti di account email con dimensioni superiori a 8 GB, puoi impostare la dimensione da 25 GB ed eventualmente incrementare a pacchetti di 25 GB la dimensione dell’account fino ad un massimo di 100 GB per account email.
Lo spazio utilizzato dalle caselle email può essere controllato in tempo reale dall’utente tramite la Webmail, il Pannello di Controllo oppure tramite il proprio client email configurato con IMAP (se supporta la visualizzazione della quota, come ad esempio Thunderbird). Il Postmaster del dominio può controllare la quota di tutti gli utenti dal pannello di controllo o tramite le API.
Gli account email hanno anche un limite sul numero massimo di messaggi email che possono contenere. Il limite sul numero di messaggi è solo un sistema di protezione da eventuali abusi e di norma nessun utente lo raggiunge. Tale limite è al massimo di 524288 messaggi per le caselle da 25 o più GB.
Il numero di messaggi contenuti in una casella email è disponibile solo tramite API.
Antivirus
La prima analisi eseguita sui messaggi è volta a capire se il messaggio contiene una potenziale minaccia: virus, malware, phishing, ransomware. Nel caso in cui il nostro antivirus rilevi un pericolo, l’email viene scartata silenziosamente in quanto il mittente di queste email è quasi sempre inesistente e quindi inviare una notifica non avrebbe senso.
Antispam
La seconda scansione sui messaggi è volta a capire se il messaggio può essere considerato indesiderato (Spam o Bulk email) o se contiene una potenziale minaccia non rilevata dal precedente filtro antivirus. Ad ogni email viene assegnato un punteggio che è il risultato di una serie di valutazioni ed analisi che il sistema effettua. Tale punteggio è legato al contenuto delle email e alla presenza dell’IP mittente in varie DNSBL meno rilevanti. A seconda del punteggio attribuito, l’email può:
- essere messa in quarantena nella cartella Spam del tuo account email
- essere respinta con un errore 500 a livello di dialogo SMTP. Il mittente dell’email riceverà una notifica di mancata consegna e potrà prendere i provvedimenti del caso.
Antispam sulle email inviate
Per una maggiore sicurezza è presente un sistema di antispam e antivirus anche sui nostri server SMTP così da evitare che la compromissione di un account email (ad esempio a seguito di un furto di password) possa portare all’invio di spam dai nostri server e penalizzare la reputazione dei nostri indirizzi IP. Tramite ETLive puoi verificare se un account o un messaggio è stato bloccato per questi motivi.
Blocco SMTP Autenticato per invio Spam
Se i tentativi di invio Spam vengono ripetuti nel tempo l’account email verrà inibito dall’invio di altri messaggi mediante blocco SMTP. Sarà tuo compito effettuare prima di tutto una scansione del pc dell’utente per assicurarti che non siano presenti virus o malware e successivamente effettuare un cambio password dell’account bloccato. Una volta effettuate tali procedure potrai richiedere lo sblocco dell’SMTP al nostro supporto tecnico.
Notifica su invio anomalo
Gli account di KefaNet Email sono protetti da un sistema che individua quando un account esegue degli invii di email anomali tramite i nostri server SMTP.
Questo di solito avviene a seguito di un furto delle credenziali di accesso all’account email, ai fini di usare quell’account per inviare email di spam o phishing. Quando questa attività anomala è rilevata viene inviata un'email alla casella oggetto di attacco ad al titolare dell’account KefaNet Email a cui quella casella è collegata. Inoltre per precauzione l'invio di ulteriori email tramite SMTP viene temporaneamente sospeso.
Una volta individuata la causa, è necessario eseguire un cambio password.
Limiti di invio dagli SMTP di KefaNet Email
L’SMTP Autenticato fornito con il servizio di email hosting è da utilizzare rispettando i seguenti limiti:
- è consentito l’invio di email personali da parte di client email dell’utente (Outlook, Thunderbird, iPhone, Webmail o altri client email)
- è consentito l’invio di email transazionali dai propri sistemi di fatturazione/e-commerce
- non è consentito l’invio di newsletter/email marketing
- la dimensione massima degli allegati che puoi inviare è 50MB
- il numero massimo di destinatari per ogni singolo invio è 150
- il numero massimo di autenticazioni eseguibili all’interno di 30 minuti è di 300
- il numero massimo di differenti indirizzi IP dal quale puoi eseguire autenticazioni all’interno di 30 minuti è pari a 5
- ogni altro tipo di abuso, ritenuto tale per via del fatto che possa pregiudicare l’operatività degli altri utenti, prevede il blocco temporaneo del servizio SMTP
- i messaggi devono avere un mittente che sia un dominio attivo su KefaNet Email
A partire dai limiti sopra impostati è stabilito un numero massimo di email inviabili per singolo Account Email pari a 250 messaggi al giorno, 1000 sui piani Professional ed Enterprise. Al superamento di tale soglia l’SMTP restituisce un errore “Quota exceeded (number of mails in total)”.
E' possibile aumentare la soglia con l'acquisto di pacchetti opzionali che portano il limite di invii giornalieri a 1000, 2000 e 5000.
Se desideri utilizzare i nostri SMTP per l’invio di email transazionali da sistemi di fatturazione, gestione ordini, e-commerce (i nostri SMTP sono compatibili con WordPress, Magento, Prestashop e quasi tutti i CMS) puoi acquistare il nuovo servizio Email Delivery.
Monitoraggio e tracciamento messaggi email tramite Etlive
Tramite lo strumento ETLive > Mail Inviate, disponibile nel pannello di controllo ( tramite l’accesso Postmaster ) , è possibile avere un dettaglio delle email inviate e ricevute dagli account email di uno specifico dominio. Questo può aiutare a diagnosticare le cause del blocco.
Spam da account SMTP compromesso
Spam da account SMTP compromesso ed analizzato da Etlive Il servizio SMTP analizza le email in uscita per individuare la presenza di Virus o Spam, nel caso in cui questi messaggi contenessero materiale dannoso per gli utenti destinatari o per la reputazione dei server di KefaNet Email l’invio non viene permesso.
Limiti sessioni POP, IMAP, SMTP
Limiti sessioni
Ogni account email è soggetto ad un limite massimo di connessioni POP e IMAP che può aprire verso i server di KefaNet Email da uno stesso indirizzo IP.
I valori imposti sono più che sufficienti per un uso normale da parte di un utente tramite il proprio client email:
- 50 sessioni contemporanee per IMAP
- 10 sessioni contemporanee per POP
Può capitare che questo limite venga raggiunto se configuri uno stesso account email su un numero eccessivo di postazioni e contemporaneamente su vari dispositivi come smartphone qualora questi account siano connessi tutti alla stessa connettività aziendale. In questo caso il problema si manifesta con un avviso di nome utente e password errati. Puoi azzerare il numero di connessioni attive semplicemente chiudendo e riaprendo il tuo client email.
Per avere la certezza che il problema di nome utente/password errato sia quello del numero di connessione massime raggiunte puoi analizzare i log dell’account email tramite lo strumento ETLive che trovi nel pannello di controllo.
Per evitare questa tipologia di problema ti consigliamo di configurare il tuo account email su un solo PC e se configurato anche su Smartphone e Tablet di accedere tramite la tua connessione e non tramite Wi-fi o ADSL. Inoltre ti consigliamo di assegnare ad ogni persona un solo account email personale (es.mario.rossi@dominio.it) e di impostare gli account email generici (info@, sales@, …) come Email Alias verso i singoli account email personali.
Cancellazione automatica email
Spam
Le email presenti nella cartella Spam vengono cancellate automaticamente dopo 30 giorni dalla data del loro ricevimento. Per evitare che delle email importanti vengano cancellate è necessario controllare periodicamente i messaggi presenti nella cartella Spam e se necessario trasferirli in altre cartelle marcandoli come No Spam.
Non sono previsti limiti temporali alla conservazione dei messaggi in tutte le cartelle diverse da Spam e Cestino.
Non rientrano nelle email cancellate automaticamente quelle scaricate in locale sul proprio client email via POP3. Solo le email gestite via IMAP e Webmail rientrano in queste attività automatiche. I messaggi una volta cancellati dal sistema automatico di pulizia dell’account non sono più recuperabili.
Cestino
Le email spostate nel Cestino vengono eliminate automaticamente dopo 30 giorni dalla data dello spostamento nel Cestino.
Non sono previsti limiti temporali alla conservazione dei messaggi in tutte le cartelle diverse da Spam e Cestino.
Non rientrano nelle email cancellate automaticamente quelle scaricate in locale sul proprio client email via POP3. Solo le email gestite via IMAP e Webmail rientrano in queste attività automatiche. I messaggi una volta cancellati dal sistema automatico di pulizia dell’account non sono più recuperabili.
Email duplicate
KefaNet Email ha implementato una funzionalità che rimuove automaticamente i messaggi duplicati in arrivo nel tuo account email.
Questa funzione risulta utile quando il proprio account email risulta essere presente anche fra i destinatari di un Email Alias. In questo caso un'email inviata sia all'indirizzo email alias che al proprio indirizzo email porterebbe ad avere lo stesso messaggio ricevuto due volte.
In questo caso il primo messaggio è consegnato nella Posta in arrivo dell'utente, il secondo messaggio è consegnato direttamente nel Cestino marcato come letto che sarà cancellato automaticamente dopo 30 giorni.
Panel
Panel è il pannello di controllo di KefaNet Email, accessibile via Web ( Si accede al panel scrivendo nella barra degli indirizzi del tuo browser https://panel.kefa.it ed effettua il login inserendo le tue credenziali. Panel è utilizzabile sia da desktop, smartphone e tablet, che ti permette di gestire gli account email aziendali in totale autonomia).
Postmaster (responsabile dominio)
Il Postmaster è il responsabile del singolo dominio e può creare e gestire gli account a questo appartenenti in totale autonomia, secondo i limiti del proprio dominio. Viene creato automaticamente con ogni nuovo dominio e il suo account ha una spazio disponibile fisso di 50MB.
Il Postmaster accede al pannello di controllo con:
Username: postmaster@DOMINIO
Password: password scelta in fase di creazione del dominio
Email account (utente)
L’Email account è il titolare del singolo indirizzo email e può gestire solo le impostazioni ad esso corrispondenti come il cambio password, l’accesso tramite OTP e impostare un autorisponditore per il proprio account.
Delegato (auditor)
Il Delegato è l’utente autorizzato ad accedere all’Archivio di uno o più email account entro determinati limiti, potendo prendere visione del loro contenuto in modo parziale o completo, al fine di supportare audit interni o azioni legate a tutela dell’azienda. Tutte le attività svolte dal Delegato vengono tracciate in una apposito registro delle attività (AuditLog).
ETLive
ETLive consente di analizzare in tempo reale i log del traffico email in ingresso (Mail Ricevute), in uscita (Mail Inviate) e degli accessi ai servizi POP, IMAP e Webmail, così da poter avere visione di eventuali problemi connessi ad uno specifico email account.
Etlive mantiene uno storico fino a 60 giorni ed è accessibile tramite l’account Postmaster.
Webmail
Webmail è una suite di comunicazione aziendale che ti permette di leggere e inviare email, gestire e condividere i tuoi contatti e calendari o scambiare messaggi istantanei tramite chat con i tuoi colleghi, con semplicità e velocità direttamente dal web, senza dover installare software o dover configurare dispositivi.
Entrare nella Webmail
Per utilizzare la Webmail hai bisogno solo di un computer o uno smartphone e una connessione ad internet.
E’ possibile richiedere una restrizione che prevede di consentire l’accesso alla Webmail “Web Label” solo quando sei connesso alla VPN aziendale.
Si accede alla webmail scrivendo nella barra degli indirizzi del tuo browser https://webmail.kefa.it ed effettuando il login inserendo le tue credenziali.
Se hai attivato l’autenticazione a due fattori (2FA) ti sarà richiesto di inserire un ulteriore codice OTP.
Potrai utilizzare facilmente la nostra Webmail sia da computer che da smartphone e tablet.
Al primo login una breve procedura guidata ti aiuterà a completare il tuo profilo, confermando o modificando i dati inseriti in fase di creazione dell’account (Nome, Cognome ecc.) e, se vuoi, arricchendo il tuo profilo con una tua foto.
Mail è il modulo che permette di consultare e gestire la propria posta elettronica, organizzando secondo le proprie preferenze i messaggi in entrata e in uscita.
Mail permette di organizzare le email suddividendole per Cartelle, assegnando delle Etichette o condividendole con i tuoi colleghi.
Cartelle
Organizza e gestisti le cartelle predefinite e quelle personali presenti nella tua posta elettronica.
Le cartelle predefinite (INBOX, Sent, Drafts, Trash) non possono essere rinominate o cancellate.
Per ogni cartella viene mostrato il nome, il numero dei messaggi letti e non letti presenti al suo interno e le azioni che è possibile eseguire sulla cartella.
Composizione
Imposta le tue preferenze relative alla composizione di nuovi messaggi.
Conferme lettura / consegna
Imposta la richiesta automatica ai destinatari di tutti i tuoi messaggi di una conferma di lettura, ricevendo un messaggio automatico di notifica in caso di conferma da parte del destinatario.
La conferma di lettura è a discrezione del destinatario.
Imposta una notifica automatica per l’avvenuta consegna, al server remoto, di tutti i messaggi che invii.
La notifica di consegna non garantisce che il messaggio si stato visto o letto dal destinatario.
Firme
Mail permette di impostare una firma personalizzata per le diverse identità del tuo account che verrà automaticamente aggiunta in calce a tutti i tuoi nuovi messaggi.
Etichette
Imposta una o più etichette da assegnare ai tuoi messaggi.
Autorisponditore
Imposta una risposta automatica a tutti i messaggi ricevuti dal tuo account, inserendo l’oggetto e il testo del messaggio.
E’ possibile seleziona l’intervallo temporale, specificando date ed ora di inizio e di fine, in cui la risposta automatica sarà attiva, in modo farla attivare e disattivare in automatico alla data da te scelta.
Il messaggio di risposta automatica viene inviato, ad uno specifico mittente, una sola volta nell’arco di 24 ore.
Inoltri
Imposta uno o più indirizzi a cui inoltrare automaticamente tutti i messaggi ricevuti dal tuo account.
Per mantenere una copia in locare di tutti i messaggi inoltrati attiva l’opzione corrispondente.
Antispam
Imposta le tue regole antispam scegliendo gli indirizzi da cui ricevere sempre i messaggi (Whitelist) e quelli da cui non ricevere mai (Blacklist) messaggi email.
E' possibile variare la sensibilità del filtro Antispam per l'intero dominio tramite le sue impostazioni dal pannello di controllo.
Non inserire mai i tuoi stessi domini nella lista di whitelist o blacklist in quanto ti esporresti a possibile truffe via email.
Filtri
Imposta delle regole specifiche per i tuoi messaggi in entrare e organizza al meglio la tua mail.
I filtri sono uno strumento molto potente, ti permettono di smistare o compiere altre azioni sulle email che ricevi, direttamente lato server non appena queste arrivano. Questo vuol dire che le azioni vengono eseguite indipendentemente dal fatto che tu sia collegato o meno alla Webmail.
Rubrica
Rubrica è il modulo che permette di consultare, gestire e condividere tutti i tuoi contatti, personali o aziendali, organizzandoli secondo le tue preferenze.
Visualizzazione
Imposta la modalità di visualizzazione e ordinamento dei contatti che preferisci scegliendo quale rubrica utilizzare come predefinita quando aggiungi un nuovo contatto.
Rubriche personali
Le rubriche personali sono rubriche non predefinite utili a organizzare al meglio i tuoi contatti. Per creare, modificare o eliminare una rubrica personale clicca sull’icona impostazioni settings Icon in alto a destra nella barra di navigazione e seleziona nella barra laterale la voce Rubriche nella sezione Rubrica.
Salvataggio automatico dei contatti
Imposta il salvataggio automatico di tutti i contatti che non sono già presenti nelle tue rubriche personali o aziendali e scegli in quale rubrica aggiungerli.
Rubriche condivise
Le rubriche condivise sono rubriche che altri utenti, del tuo stesso dominio, hanno condiviso con te assegnandoti specifici permessi di lettura o scrittura.
Archivio Email
Archivio Email è lo strumento di KefaNet Email ( opzionale ) che ti consente di conservare e tenere al sicuro le tue email fino a 10 anni. Con l’archivio potrai conservare e visualizzare in sola lettura, senza limiti di spazio e senza il rischio di cancellare messaggi importanti, tutti i tuoi messaggi email.
( Si accede all'archivio scrivendo nella barra degli indirizzi del browser https://vault.kefa.it ed effettuando il login inserendo le tue credenziali. L'archivio è utilizzabile sia da desktop, smartphone e tablet, che ti permette di gestire gli account email aziendali in totale autonomia).
L’archivio ti permette di:
- Visualizzare i messaggi archiviati suddivisi fra ricevuti e inviati, organizzati per anno
- Ricercare dei messaggi email grazie ad un sistema di indicizzazione full text
- Contrassegnare i messaggi importanti cliccando sull’icona stella
- Visualizzare il codice sorgente di un messaggio: anno > ricevute/inviate > messaggio > visualizza sorgente
- Visualizzare un messaggio in formato .txt: anno > ricevute/inviate > messaggio > visualizza .txt
- Stampare un messaggio: anno > ricevute/inviate > messaggio > stampa
- Esportare singoli messaggio in formato .eml: anno > ricevute/inviate > messaggio > esporta
- Scaricare tutti o i singoli allegati di un messaggio
All’Archivio Email di un account email possono avere accesso più persone:
- Utente dell’account email su cui è stato attivato l’archivio può accedere con le stesse credenziali di accesso della casella email.
- Delegato, una persona a cui possono essere assegnati determinati privilegi di accesso all’archivio degli utenti. L’account del delegato è strettamente personale.
Il Delegato è pensato per le aziende che hanno bisogno di far accedere ai propri archivi periti o consulenti esterni, figure legali, revisori, auditor o delegati interni all’azienda. I delegati possono essere creati e gestiti dal Fornitore del servizio.
Backup
Un backup è una copia di riserva dei dati che viene effettuata per evitare spiacevoli situazioni in caso di perdita di dati causati da un errore umano o da altro tipo di incidente. Nel nostro caso il backup viene effettuato sugli account email degli utenti per evitare che uno o più messaggi possano andare persi a seguito della loro cancellazione (per errore) da parte dell’utente. I nostri sistemi effettuano i backup di tutti gli account email ogni giorno a mezzanotte e li conservano e li rendono disponibili in sola lettura per l’utente, per 7 giorni grazie alla Mail Time Machine.
Mail Time Machine
Mail è uno strumento che ti permette di accedere ai backup di un account email da oggi fino a 7 giorni indietro.
( Si accede alla time Machine scrivendo nella barra degli indirizzi del tuo browser https://mtm.kefa.it ed effettuando il login inserendo le tue credenziali. La Time Machine è utilizzabile sia da desktop, smartphone e tablet, che ti permette di gestire gli account email aziendali in totale autonomia).
Tramite la Mail TM puoi:
- consultare le email presenti nel backup
- scaricare singoli messaggi email in formato EML
- scaricare più messaggi email in formato MBOX o Maildir
I backup sono di sola lettura e non è possibile cancellare o modificare il loro contenuto. I backup sono una “fotografia” dei dati sui nostri server relativi ad una singola casella email in un preciso istante temporale. Se il tuo account email è configurato in POP 3 senza copia dei messaggi sul nostro server, non sarà possibile recuperare i messaggi eliminati erroneamente in quanto non ce n’è traccia sul server e quindi il backup risulterebbe vuoto. Al contrario, se sei configurato in POP 3 con copia dei messaggi sul server o in IMAP, i messaggi saranno presenti sul server e sarà possibile recuperare i messaggi.
API
Grazie alle nostre API puoi integrare i tuoi applicativi con facilità
Far comunicare i tuoi prodotti e servizi con facilità e in sicurezza con altri prodotti e servizi, eliminando la necessità di creare ogni volta nuove infrastrutture di connessione, è oggi essenziale.
Utilizzando la piena compatibilità RESTfull delle nostre API, con poche righe di codice, puoi connettere i tuoi applicativi automatizzando i processi di utilizzo e monitoraggio dei sistemi di KefaNet Email secondo le tue necessità.
